Welkom bij Tratok

Tratok is een online marktplaats waar reizigers uit de hele wereld plekken vinden om te overnachten, dingen te doen en uit eten te gaan. Als dienstverlener plaats jij wat je aanbiedt, reizigers vinden je, boeken bij je en betalen via het platform.

Deze handleiding is geschreven voor de persoon die het werk moet doen, niet voor degene die de technologie heeft gebouwd. Je hoeft niet te weten wat HTML, een URL of een server is. Je hebt een computer of telefoon met internet nodig, een e-mailadres en ongeveer een uur geduld voor je eerste advertentie. Daarna lukt de dagelijkse bediening in minuten.

Wat je kunt plaatsen #

• Accommodaties — hotels, B&B's, appartementen, villa's, vakantiehuisjes, hostels, glamping. Overal waar een gast slaapt.
• Activiteiten — tours, lessen, ervaringen, dagtochten, workshops, sportlessen, watersport. Alles wat een gast een paar uur of een hele dag doet.
• Restaurants — restaurants, café's, bars, culinaire ervaringen. Overal waar een gast eet of drinkt.

Je kunt één van deze, alle drie of een willekeurige combinatie plaatsen. Veel aanbieders beginnen met één en voegen de andere later toe. Elk type advertentie gebruikt hetzelfde account, hetzelfde dashboard en hetzelfde betalingssysteem.

Hoe het geld werkt (in gewone taal) #

Een gast boekt en betaalt Tratok. Tratok houdt het geld veilig. Na afloop van het verblijf of de ervaring houdt Tratok een kleine commissie in en de rest wordt jouw beschikbare saldo. Daarna vraag je een uitbetaling aan naar je bank of betalingsdienst. We verwerken uitbetalingen wereldwijd.

Wat je nodig hebt om te starten #

• Een werkend e-mailadres (we vragen je het te bevestigen).
• Een telefoonnummer waarop gasten of ons supportteam je kunnen bereiken.
• Foto's van wat je plaatst — minstens één goede foto, idealiter vijf tot tien.
• Een officieel identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs) voor de identiteitscontrole.
• Bank- of betalingsgegevens om je verdiensten te ontvangen.

Hoe deze handleiding lezen #

Elke sectie loodst je van begin tot eind door een onderdeel van het platform. Secties zijn kort en op zichzelf staand, dus je kunt naar de juiste springen. De eerste secties (2 tot 4) gaan over de eenmalige set-up. De middelste (5 tot 8) over het opbouwen van je advertenties. De latere over de dagelijkse bedrijfsvoering.

In de hele handleiding zie je kaders zoals hierboven. Tip-kaders geven handige suggesties. Opmerking-kaders leggen achtergrond uit die handig is om te weten. Belangrijk-kaders waarschuwen voor dingen die problemen kunnen geven als je ze negeert.

Maak je account aan

Een account maken duurt zo'n twee minuten. Je doorloopt vier stappen en krijgt daarna een bevestigingsmail.

Stap voor stap #

1. Open een browser (Chrome, Edge, Firefox of Safari werken allemaal) en ga naar hospitality.tratok.net.
2. Klik op Account aanmaken. Zie je een inlogscherm, klik dan op de link „Account aanmaken” onder het formulier.
3. Persoonlijke gegevens: voer je voornaam, achternaam en e-mailadres in. Gebruik je echte naam — zo spreken gasten je aan. Klik op Doorgaan.
4. Beveiliging: maak een wachtwoord aan (minstens 8 tekens met één hoofdletter, één kleine letter en één cijfer). Type het opnieuw ter bevestiging. Voeg je telefoonnummer toe — optioneel maar sterk aanbevolen. Klik op Doorgaan.
5. Bedrijfsgegevens: vul je bedrijfs- of zaaknaam in (als je die hebt — kan ook je eigen naam zijn als je individueel verhuurt), je land en stad. Tijdens het typen verschijnen suggesties; klik de juiste aan. Klik op Doorgaan.
6. Controleren en bevestigen: controleer of alles klopt. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Voorwaarden en het Privacybeleid. Klik op Account aanmaken.
7. Klaar! Je ziet je lege dashboard. Een bevestigingsmail komt binnen enkele minuten — open hem en klik op de link om je e-mailadres te bevestigen.

Wat is een sterk wachtwoord? #

Een sterk wachtwoord kan niemand raden en geen automatische tool kan het vinden door alle woordenboekwoorden uit te proberen. Tratok eist:

• Minstens 8 tekens totaal.
• Minstens één hoofdletter (A t/m Z).
• Minstens één kleine letter (a t/m z).
• Minstens één cijfer (0 t/m 9).

Een goed wachtwoord ziet eruit als BlauweRivier42! of Koffie&Zonsondergang9. Een slecht wachtwoord als wachtwoord123 of jouwnaam2024. Hergebruik geen wachtwoord dat je elders gebruikt.

Je e-mailadres verifiëren #

Zoek na de registratie in je inbox naar een bericht van Tratok. Zie je het niet binnen een paar minuten, kijk dan in spam of ongewenste mail. Klik op de verificatielink. Je wordt teruggebracht naar het platform en ziet een groene bevestiging.

Als de e-mail nooit binnenkomt, log in, klik rechtsboven op je profielfoto en gebruik Verificatie opnieuw versturen. Zorg dat het getoonde adres precies het juiste is.

Volgende keer inloggen #

1. Ga naar hospitality.tratok.net.
2. Ben je nog niet op het inlogscherm, klik dan op Inloggen.
3. Vul het e-mailadres in waarmee je je hebt geregistreerd en je wachtwoord. Klik op het kleine oogje als je het wachtwoord tijdens het typen wilt zien.
4. Klik op Inloggen. Je landt op je dashboard.

Stel je profiel in

Je profiel is wat gasten zien als ze naar je advertenties kijken, en zo bouw je vertrouwen op. Het goed invullen is je eerste stap nadat je het account hebt aangemaakt.

Je profiel openen #

1. Klik in het dashboard rechtsboven op de cirkel met je initialen (of je foto, zodra je die hebt toegevoegd).
2. Klik in het menu dat verschijnt op Mijn profiel.
3. Je ziet je gegevens links en een formulier om ze bij te werken rechts.

Voeg je profielfoto toe #

Een scherpe foto van je gezicht — geen logo, geen gebouw, niet je hond — geeft gasten het vertrouwen om te boeken. Ook als je onder een bedrijfsnaam adverteert, is een menselijk gezicht waarmee mensen verbinden.

1. Klik op de profielpagina op de grote ronde avatar (je initialen in een gouden cirkel).
2. Een pop-up opent. Klik op Foto kiezen.
3. Kies een foto van je computer of telefoon. JPG, PNG of WebP werken allemaal. Hij moet helder en recent zijn.
4. Het systeem snijdt en schaalt automatisch. Klik op Opslaan.
5. Je nieuwe foto verschijnt direct. Wil je hem later wijzigen, herhaal dan deze stappen. Verwijderen kan met Foto verwijderen in dezelfde pop-up.

Werk je persoonlijke gegevens bij #

Vul elk veld in of corrigeer het en klik op Wijzigingen opslaan. De velden zijn:

Wachtwoord wijzigen #

Scroll naar de sectie Wachtwoord wijzigen op de profielpagina.

1. Vul je huidige wachtwoord in.
2. Vul het nieuwe wachtwoord in dat je wilt gebruiken.
3. Type het nieuwe wachtwoord opnieuw ter bevestiging.
4. Klik op Wachtwoord bijwerken. Bij de volgende keer inloggen gebruik je het nieuwe.

Verifieer je identiteit #

Identiteitscontrole is het belangrijkste vertrouwenssignaal op het platform. Geverifieerde hosts krijgen meer boekingen en komen in aanmerking voor badges zoals Superhost. Het proces is eenvoudig en duurt meestal 1 tot 2 werkdagen voor de beoordeling door ons team.

1. Klik in het dashboard op Verificatie (in het zijmenu of in Snelle toegang).
2. Scroll naar Identiteitscontrole.
3. Klik op het uploadvak en kies een scherpe foto of PDF van je officiële identiteitsbewijs — paspoort, ID-kaart of rijbewijs. Alle vier de hoeken moeten zichtbaar zijn.
4. Klik op Indienen voor beoordeling. Je ziet een bevestiging dat het document is ontvangen.
5. We beoordelen documenten binnen 1 tot 2 werkdagen. De badge Geverifieerd verschijnt op je profiel zodra goedgekeurd.

Begrijp je badges #

Badges zijn onderscheidingen die op je advertenties verschijnen. Elke badge heeft een eigen voorwaarde.

Kies wat je plaatst

Voor je je eerste advertentie maakt, bepaal welk van de drie types past bij wat je aanbiedt. Je kunt er altijd meer toevoegen — dit is alleen om je te oriënteren.

Snelle vergelijking #

Veel gestelde vragen vooraf #

Ik heb een hotel met restaurant. Twee advertenties of één?

Twee advertenties, één account. Plaats het hotel als Accommodatie en het restaurant als Restaurant. Gasten kunnen elk afzonderlijk boeken en jij beheert beide vanuit hetzelfde dashboard.

Ik verzorg rondleidingen vanuit mijn B&B. Hoe plaats ik?

Twee advertenties: de B&B als Accommodatie en elke tour als een Activiteit. Bied je meerdere tours, maak dan voor elke afzonderlijke een eigen activiteit — „Halve dag stadswandeling” en „Hele dag bergwandeling” horen apart.

Moet ik elke kamer apart plaatsen?

Nee. Maak één accommodatieadvertentie voor het pand en voeg elke kamer toe als onderitem. Kamers delen adres, foto's, beschrijving en beleid, maar elk heeft een eigen prijs en capaciteit.

Mijn business is seizoensgebonden. Kan ik advertenties sluiten?

Ja. Je hoeft een advertentie niet te verwijderen om offline te zetten. Elke advertentie heeft een knop Deactiveren — wisselen verbergt hem uit de zoekresultaten tot je weer activeert. Bestaande boekingen blijven gewoon doorgaan.

Een accommodatie plaatsen

Dit is de langste sectie omdat accommodaties de meeste onderdelen hebben — basisgegevens, foto's, kamers en pakketten. Pak het stap voor stap aan.

De accommodatiebeheerder openen #

1. Klik in het dashboard op Accommodaties in het zijmenu (of op de kaart Accommodaties op het dashboard).
2. Je ziet de lijst van bestaande accommodaties. Bij je eerste advertentie is hij leeg.
3. Klik rechtsboven op Accommodatie toevoegen.

Vul de basisgegevens in #

Elk verplicht veld moet ingevuld worden. Hieronder wat elk veld in gewone taal betekent.

Een goede beschrijving schrijven #

De beschrijving is het grootste verschil tussen advertenties die vollopen en advertenties die leeg blijven. Streef naar drie korte alinea's:

• Wat de accommodatie is — type, grootte, stijl, uitzicht. „Een stenen boerderij met vier slaapkamers en privézwembad, op twee hectare olijfgaard, tien minuten rijden van het strand.”
• Voor wie — gezinnen, koppels, zakenreizigers. „Slaapt comfortabel acht personen. Ideaal voor twee gezinnen samen of een groot gezin met kinderen.”
• Wat in de buurt — restaurants, vervoer, bezienswaardigheden. „Vijftien minuten lopen naar de haven, met drie uitstekende visrestaurants onderweg. De bus naar het centrum stopt vlak voor de poort.”

Je locatie op de kaart instellen #

Breedte- en lengtegraad zijn twee getallen die je accommodatie precies op de wereldkaart aangeven. Je hoeft niet te weten wat ze betekenen — kopieer ze gewoon van een kaartwebsite.

1. Open Google Maps in een ander tabblad.
2. Zoek je accommodatie op de kaart.
3. Rechtsklik op de exacte locatie (op de telefoon: lang ingedrukt houden).
4. Het eerste wat verschijnt zijn twee getallen gescheiden door een komma — dat is je breedte- en lengtegraad.
5. Klik op de getallen om te kopiëren.
6. Plak in het Tratok-formulier het eerste getal (voor de komma) in Breedtegraad en het tweede (na de komma) in Lengtegraad.
7. Een kleine kaartvoorbeeldweergave verschijnt en bevestigt het punt.

Kamers toevoegen #

Elke accommodatie heeft minstens één kamer. Een hotel heeft er veel; een privévilla misschien één „Hele villa”.

1. Klik op de bewerkpagina van de accommodatie op het tabblad Kamers.
2. Klik op Kamer toevoegen.
3. Vul de naam in (bv. „Tweepersoonskamer Deluxe Zeezicht” of „Hele villa”).
4. Schrijf een korte beschrijving — wat maakt deze kamer anders.
5. Stel prijs per nacht in en kies de valuta.
6. Stel aantal kamers in — hoeveel van precies dit type je beschikbaar hebt. Een villa heeft er meestal 1; een hotel met twaalf identieke tweepersoonskamers met zeezicht 12.
7. Stel maximale capaciteit in — hoeveel personen er kunnen slapen (kinderen meegerekend).
8. Klik op Kamer opslaan. Herhaal voor elk verschillend type.

Kamerprijzen per datum (kalender) #

Standaard heeft elke kamer één prijs die elke nacht geldt. Wil je meer rekenen in het hoogseizoen, in weekenden of op feestdagen:

1. Klik op de accommodatiepagina op Prijzen & voorraad.
2. Kies de kamer die je wilt aanpassen.
3. Je ziet een maandweergave. Klik een datum om alleen de prijs van die nacht aan te passen.
4. Of gebruik bovenin het formulier datumreeks om in één keer een prijs op meerdere nachten toe te passen — bv. „1 juni t/m 31 augustus, alleen weekenden”.
5. Voorraad werkt hetzelfde: heb je kamers gesloten voor onderhoud, verlaag dan het beschikbare aantal voor die data.

Prijzen voor beurzen en evenementen #

Vakbeurzen, congressen, festivals en het hoogseizoen verdienen een eigen nachtprijs. U kunt de prijs van gekozen kamers voor de nachten van een evenement verhogen of verlagen zonder de standaardprijs aan te raken, en dit later weer ongedaan maken.

1. Open Tara (de assistentknop onderaan elke pagina) en vertel haar wat u wilt, bijvoorbeeld “Verhoog de prijs van alle kamers met 50 EUR per nacht tijdens de beurzen in mijn stad”, of plak uw eigen lijst met evenementen en data.
2. Tara toont de evenementen die zij in uw stad kent met de gebruikelijke data, of gebruikt uw lijst. Vink de evenementen aan die van toepassing zijn, corrigeer zo nodig een datum en bevestig. De nieuwe prijzen staan meteen in de kamerkalender.
3. Om het later terug te draaien vraagt u Tara de evenementprijzen te verwijderen. Nachten die u intussen handmatig hebt gewijzigd, blijven ongemoeid.
4. Zonder Tara: gebruik het formulier datumbereik in de prijskalender en voer de hogere prijs in voor de nachten van het evenement.

Pakketten toevoegen (optioneel) #

Pakketten zijn aanbiedingen die verder gaan dan alleen een kamer — Staycations, halfpension (ontbijt en diner inbegrepen), kerstpakketten, huwelijksreisarrangementen, enz. Pakketten hebben een vaste prijs voor het hele verblijf, niet per nacht.

1. Klik op de accommodatiepagina op het tabblad Pakketten.
2. Klik op Pakket toevoegen.
3. Geef het een duidelijke naam (bv. „Zomer halfpension, 3 nachten”).
4. Schrijf een beschrijving met precies wat erbij zit.
5. Kies een type (Staycation, Halfpension, Volpension, Feestdagen, Huwelijksreis, Overig).
6. Stel de vaste prijs voor het hele pakket en de valuta in.
7. Stel minimale nachten in — het kortste verblijf dat dit pakket dekt. Het pakket kan voor dat aantal nachten of meer worden geboekt; de vaste prijs blijft gelden.
8. Stel maximale gasten in.
9. Som de inbegrepen items op (ontbijt, transfers, welkomstdrankje, enz.) — wees specifiek.
10. Stel beschikbare dagen in (bv. „Vrijdag, zaterdag, zondag” voor een weekendpakket) en optionele geldig-vanaf- en geldig-tot-data.
11. Klik op Pakket opslaan.

Foto's uploaden #

Foto's verkopen kamers. Neem dit serieus.

1. Klik op de accommodatiepagina op het tabblad Foto's.
2. De hoofdfoto is de hero-foto die gasten als eerste zien — kies je enige beste opname.
3. Gebruik de Galerij voor meer foto's. Streef naar minstens 5, idealiter 15-25.
4. Voor elke gemaakte kamer kun je ook een eigen kamerfoto en galerij toevoegen — ga naar het tabblad Kamers en klik op het camera-icoon naast elke kamer.

Foto's herschikken en bijschriften #

1. Open in het dashboard Foto's (Snelle toegang of zijmenu).
2. Selecteer de advertentie.
3. Sleep en zet neer de foto's in de volgorde waarin gasten ze moeten zien.
4. Klik een foto aan om een bijschrift toe te voegen („Het zwembad bij zonsondergang”, „Hoofdslaapkamer vanaf het balkon”).
5. Klik op het sterretje om hem als hoofdfoto in te stellen. Klik op de prullenbak om te verwijderen.

Een activiteit plaatsen

Activiteiten zijn eenvoudiger te plaatsen dan accommodaties omdat ze minder onderdelen hebben: geen kamers, geen prijs per nacht. Je stelt een prijs per persoon, een duur en een maximale groepsgrootte in.

De activiteitenbeheerder openen #

1. Klik in het dashboard op Activiteiten in het zijmenu.
2. Klik op Activiteit toevoegen.

Vul de activiteitsgegevens in #

Opslaan en foto's toevoegen #

1. Klik op Activiteit toevoegen. Je komt op de bewerkpagina.
2. Schakel naar het tabblad Foto's.
3. Upload galerijfoto's. Bij activiteiten verslaan actiefoto's statische — mensen die de activiteit doen, niet het materiaal op een tafel.

Een activiteit pauzeren of verwijderen #

1. Klik vanuit de lijst de activiteit aan die je wilt beheren.
2. Pauzeren: klik op Deactiveren rechtsboven. Bestaande boekingen blijven; de activiteit verdwijnt uit de zoekresultaten.
3. Weer activeren: klik op Activeren op dezelfde plek.
4. Definitief verwijderen: scroll naar onderen en klik op Activiteit verwijderen. Bestaande boekingen blijven in je records, de advertentie is weg.

Een restaurant plaatsen

Restaurantadvertenties dekken restaurants, café's, bars en culinaire ervaringen. Je kunt reserveringen via Tratok aannemen en optioneel vooruitbetaalde menu's en pakketten aanbieden.

De restaurantbeheerder openen #

1. Klik in het dashboard op Restaurants in het zijmenu.
2. Klik op Restaurant toevoegen.

Vul de basis in #

Upload je menukaart (PDF) #

De meeste restaurants hebben al een PDF-menukaart. Je kunt hem uploaden zodat gasten hem voor het reserveren kunnen lezen.

1. Klik op de restaurantpagina op het tabblad Menu PDF.
2. Klik op Menu-PDF uploaden en kies het bestand van je computer.
3. Alleen PDF-bestanden worden geaccepteerd. Het menu verschijnt op de openbare advertentie en is downloadbaar.
4. Om te vervangen, upload je een nieuwe — die overschrijft de oude. Verwijderen kan met Menu-PDF verwijderen.

Restaurantpakketten toevoegen #

Pakketten zijn vooruitbetaalde aanbiedingen — gasten betalen bij het boeken, niet in het restaurant. Voorbeelden: vijfgangenproeverijmenu, onbeperkte brunch, valentijnsmenu.

1. Klik op de restaurantpagina op het tabblad Pakketten.
2. Klik op Pakket toevoegen.
3. Noem het duidelijk („Onbeperkte zondagsbrunch”).
4. Beschrijf wat erbij zit — gangen, drankjes, extra's.
5. Kies het type (Vast menu, Proeverij, Brunch, Speciale gelegenheid, Overig).
6. Stel de prijs per persoon en valuta in.
7. Stel maximale gasten in — de grootste groep die dit pakket ondersteunt.
8. Stel beschikbare dagen in (bv. „Zaterdag, zondag” voor een weekendbrunch).
9. Stel starttijd en eindtijd in als het pakket alleen op bepaalde uren loopt („11:00 tot 15:00”).
10. Stel geldig vanaf en geldig tot in voor tijdelijke aanbiedingen (bv. kerstmenu).
11. Klik op Pakket opslaan.

Foto's toevoegen #

1. Schakel op de restaurantpagina naar het tabblad Foto's.
2. Upload foto's van gerechten, interieur, exterieur en uitschieters.
3. Voeg bijschriften toe om gerechten te benoemen — gasten waarderen dat ze weten wat ze zien.

Vertaal je advertenties

Tratok ondersteunt 16 talen. Standaard zien gasten wat je hebt geschreven in de taal waarin ze surfen — maar alleen als er een vertaling bestaat. Je hebt twee manieren om vertalingen te leveren: Tara (één klik, automatisch) en de handmatige editor.

Tara gebruiken om automatisch te vertalen #

Tara is de ingebouwde vertaler. Ze gebruikt een geavanceerd taalmodel dat getraind is op gastvrijheidsinhoud, dus snapt dat „balkon met zeezicht” hospitalitytaal is en geen letterlijke zin. Vertalen duurt meestal minder dan een minuut.

1. Open een advertentie om te bewerken.
2. Bovenaan het formulier zie je een knop Vertalen met Tara.
3. Klik erop. Een paneel opent waarin je de doeltalen kiest. Standaard staan alle 15 niet-Engelse talen aangevinkt.
4. Klik op Vertaling starten. Een voortgangsbalk toont elke taal terwijl die klaar is.
5. Als het klaar is, sluit je het paneel. Vertalingen worden opgeslagen en direct aan gasten getoond.

Vertalingen handmatig bewerken #

Wil je een specifieke vertaling verfijnen — bv. de Arabische versie polijsten met de stem van een moedertaalspreker — gebruik dan de handmatige editor.

1. Open in het dashboard Vertalingen (in het zijmenu).
2. Kies links de advertentie.
3. Kies het veld dat je wilt vertalen (Naam, Beschrijving, enz.).
4. Kies de doeltaal.
5. Type je vertaling in het rechterpaneel en klik op Opslaan.
6. Je handmatige vertaling overschrijft elke eerdere Tara-vertaling voor precies die combinatie van veld en taal.

Boekingen beheren

Zodra je advertenties live zijn, kunnen gasten boeken. Deze sectie dekt alles tussen „een gast tikte op Boeken” en „de gast laat een review achter”.

De boekingskalender vinden #

1. Klik in het dashboard op Boekingskalender (onder de statistiek Boekingen deze maand, of in het zijmenu).
2. Je ziet de huidige maand. Elke gekleurde balk is een boeking. Hover of tik op een dag voor details.
3. Gebruik de pijlen bovenaan om door de maanden te bladeren.

De kleuren begrijpen #

De kalender filteren #

Gebruik de filterknoppen boven de kalender om slechts één advertentietype tegelijk te tonen — handig als je veel activiteiten hebt en alleen accommodatieboekingen wilt zien.

Boekingsstatussen, van begin tot eind #

Snel reageren op boekingen in afwachting #

Het dashboard toont een statistiekkaart Boekingen in afwachting. Klik erop om de boekingen te zien die jouw aandacht nodig hebben. Streef naar reageren binnen een uur — dat levert de badge Snelle responder op en stelt de gast gerust.

Een gast een bericht sturen #

1. Klik vanuit de kalender of de meldingenpagina een boeking aan om te openen.
2. Gebruik het formulier Bericht sturen. De gast ontvangt het per e-mail en binnen het platform.
3. Of open Meldingen → tabblad Gastberichten voor de volledige gespreksgeschiedenis met elke gast.

Annuleringen en wijzigingen #

Als een gast moet annuleren of datums veranderen, doet die dat meestal zelf en krijg jij alleen een melding. Moet je zelf annuleren — bv. door waterschade — open dan de boeking en klik op Boeking annuleren. De gast krijgt een automatische e-mail en wordt vergoed volgens het beleid van het platform.

Reviews

Reviews zijn hoe gasten andere gasten vertellen hoe je advertentie is. Ze voeden ook je badges en je positie in de zoekresultaten. Reageer op elke review, vooral op slechte.

Je reviews openen #

1. Klik in het dashboard op Reviews.
2. Je ziet bovenaan je totaalscore, aantal reviews en beoordelingsverdeling.
3. Daaronder de lijst recente reviews. Gebruik de filters om je te concentreren op onbeantwoorde of laaggewaardeerde reviews.

Reageren op een review #

1. Klik op Antwoorden bij een review.
2. Schrijf een korte, beleefde, professionele reactie. Bedank de gast, ga concreet in op klachten en leg uit wat je hebt gedaan.
3. Klik op Antwoord plaatsen. Je antwoord verschijnt onder de review op je openbare advertentie.

Een review verbergen #

Een review verbergen is voorbehouden aan duidelijke beleidsschendingen — beledigend taalgebruik, persoonlijke aanvallen, inhoud zonder relatie tot het verblijf. Verberg reviews niet alleen omdat ze negatief zijn — het platform houdt dit in de gaten en je account kan gestraft worden.

1. Open de review.
2. Klik op Melden & verbergen.
3. Vertel waarom. Ons team beoordeelt de melding.

Betaald krijgen

Dit is de sectie die iedereen wil kennen. Inkomsten, saldi, uitbetalingen, belastingen — alles vanuit één scherm.

Hoe inkomsten verschijnen #

Elke bevestigde boeking telt op bij je Totaal verdiend. Na afloop van het verblijf of de ervaring trekt het platform commissie af en het netto bedrag wordt deel van je Beschikbaar saldo.

Je inkomsten bekijken #

1. Klik in het dashboard op Inkomsten.
2. Gebruik de datumkiezer bovenaan — laatste 7, 30, 90, 365 dagen of aangepast.
3. De pagina toont inkomsten per dag als staafdiagram, uitgesplitst per advertentietype en per individuele advertentie.
4. Onder het diagram toont de dagelijkse tabel bruto, commissie en netto. Hover voor details.

Een uitbetaling aanvragen #

1. Klik in het dashboard op Betalingen.
2. Controleer of je Beschikbaar saldo bovenaan groter is dan nul.
3. Vul in het formulier Betaling aanvragen het op te nemen bedrag en de valuta in.
4. Kies een betaalmethode:

• Banktransfer — vul banknaam, rekeningnummer of IBAN, routing- of SWIFT/BIC-code in. Het formulier vraagt wat jouw bank gebruikt.
• PayPal — vul het e-mailadres van je PayPal-account in.
• Wise (TransferWise) — vul het e-mailadres van je Wise-account in.
• Cryptovaluta — vul je wallet-adres en het asset in (BTC, ETH, USDC, enz.).

1. Voeg notities toe voor ons financeteam in het veld Notities.
2. Klik op Verzoek indienen.
3. Het verzoek verschijnt in je geschiedenis. Je ziet het doorlopen van In afwachting → In verwerking → Voltooid terwijl ons team het afhandelt.

Rapporten downloaden voor belasting en boekhouding #

1. Klik in het dashboard op Rapporten.
2. Kies een preset — Huidige maand, Vorige maand, Huidig kwartaal, Jaar tot nu, Vorig jaar — of een eigen datumreeks.
3. Optioneel filteren op advertentietype.
4. Klik op CSV downloaden. Het bestand bevat datum, advertentienaam, type, aantal boekingen, brutoomzet, commissie en netto, plus een totaalregel.
5. Open de CSV in Excel, Google Sheets of elke boekhoudsoftware.

Acties en e-mailsjablonen

Twee tools om te groeien: kortingscodes die meer boekingen brengen, en e-mailsjablonen die gasten betrokken houden.

Een actie aanmaken (kortingscode) #

1. Klik in het dashboard op Acties.
2. Klik op Actie aanmaken.
3. Vul in:

1. Klik op Actie aanmaken. De code verschijnt in de lijst.
2. Deel de code in je marketing — sociale media, e-mail, posters in je zaak.

Een actie pauzeren of verwijderen #

In de actielijst heeft elke rij een schakelaar (actief/inactief) en een prullenbak. Pauzeren houdt de code in je records maar zet hem uit bij het afrekenen. Verwijderen haalt hem definitief weg.

Je e-mailsjablonen bewerken #

Tratok stuurt automatisch zes mails naar gasten rond hun boeking. Je kunt tekst en moment van elke aanpassen, of de standaarden laten — die zijn goed geschreven.

Een sjabloon aanpassen #

1. Klik in het dashboard op Sjablonen (Snelle toegang of zijmenu).
2. Klik het sjabloon aan dat je wilt aanpassen.
3. Bewerk onderwerp en inhoud. Gebruik placeholders — woorden tussen dubbele accolades — die bij het versturen door echte waarden vervangen worden. Beschikbare placeholders staan in de zijbalk rechts.
4. Verander het moment als je wilt (bv. het reviewverzoek 1 dag na uitchecken in plaats van 2).
5. Klik op Sjabloon opslaan.
6. Klik op Testmail sturen om jezelf een voorbeeld te sturen voor je live gaat.

Synchroniseer met andere boekingssites

Adverteer je ook op Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, TripAdvisor of Google, dan riskeer je een dubbele boeking — dezelfde kamer op twee sites geboekt voor dezelfde data. Kanaalsynchronisatie voorkomt dit met een standaardkalenderformaat genaamd iCal.

Hoe het werkt in gewone taal #

Elke boekingssite kan een kalender-URL publiceren — een link die toont wanneer een kamer geboekt is. Tratok publiceert er één voor jouw Tratok-boekingen en kan die van andere sites lezen. Door deze URL's uit te wisselen weet elke site wanneer een andere een boeking heeft en blokkeert iedereen die data.

Een kanaalsynchronisatie instellen #

1. Klik in het dashboard op Kanalen (Snelle toegang of zijmenu).
2. Klik op Kanaal toevoegen.
3. Kies het kanaal (Airbnb, Booking.com, enz.).
4. Kies welke advertentie het betreft.
5. Voor accommodaties, kies de specifieke kamer.
6. Plak de iCal-import-URL van de andere site (zie hieronder waar je die vindt).
7. Klik op Opslaan. Tratok genereert een export-URL — kopieer die.
8. Ga naar de andere site, zoek de instelling „kalender importeren” of „kalender synchroniseren” en plak daar de Tratok-export-URL.

Waar je de iCal-URL vindt op grote sites #

Pauzeren of opnieuw genereren #

In de kanalenlijst:

• Pauzeren — stop tijdelijk met importeren van een kanaal zonder de sync te verwijderen.
• Token opnieuw genereren — als je je Tratok-export-URL ooit deelt of blootstelt, genereer dan een nieuwe. Werk de URL aan de andere kant bij.
• Verwijderen — verwijder de sync helemaal.

Teamleden toevoegen

Run je een bedrijf met personeel — hotelreceptie, touroperator met gidsen, restaurantmanager — dan kun je ieder een eigen inlog geven met beperkte rechten.

Rollen #

Rechten (voor de Personeel-rol) #

Voor personeel vink je aan tot welke onderdelen ze toegang hebben:

• Boekingen — boekingen bekijken en beantwoorden, berichten sturen.
• Advertenties — details, foto's, pakketten bewerken.
• Inkomsten — inkomstcijfers bekijken (vaak uit voor receptie).
• Berichten — gastberichten lezen en beantwoorden.
• Reviews — reviews beantwoorden en melden.

Iemand uitnodigen #

1. Klik in het dashboard op Team.
2. Klik op Lid uitnodigen.
3. Vul voornaam, achternaam en e-mail in.
4. Kies een rol (Manager / Personeel / Kijker).
5. Bij Personeel vink je de nodige rechten aan.
6. Klik op Uitnodiging sturen.
7. Ze krijgen een mail met een link om een eigen wachtwoord in te stellen. Zodra ze accepteren, staan ze in je lijst met status Actief.

Een lid opschorten of verwijderen #

1. Zoek op de Team-pagina de persoon in de lijst.
2. Klik op het pauze-icoon om te schorsen — account blijft, inloggen wordt geblokkeerd (handig bij langdurig verlof).
3. Klik op de prullenbak om definitief te verwijderen. Ze kunnen niet meer inloggen en het account wordt verwijderd.

Analytics

De Analytics-pagina maakt grafieken en cijfers van je boekingen. Je hebt analytics niet nodig om te draaien — maar als je hem wekelijks bekijkt, zie je problemen en kansen vroeg.

Analytics openen #

1. Klik in het dashboard op Analytics.
2. Kies een periode — 7, 30, 90 of 365 dagen.
3. De pagina herlaadt met die periode.

Wat de bovenste cijfers betekenen #

Onderaan de pagina #

• Dagelijkse omzetgrafiek — spot trends, weekenden, dagpatronen.
• Inkomsten per type — welke categorie (accommodaties / activiteiten / restaurants) trekt.
• Top-advertenties — je vijf best presterende in de periode. Overweeg ze meer te promoten en de achterblijvers te verbeteren.
• Annuleringspercentage — annuleringen als percentage van het totaal. Hoge percentages schaden je positie; onderzoek bij stijging.

Gevorderd: de API gebruiken

Deze sectie is voor bedrijven die Tratok willen koppelen met andere software — een PMS, een eigen website of een rapportagedashboard. Zeggen die woorden je niets, sla deze sectie dan over. Alles in het dashboard kun je doen zonder de API aan te raken.

Je API-sleutel ophalen #

1. Klik in het dashboard op API-documentatie.
2. Klik op API-sleutel genereren. Het systeem maakt een sleutel en een secret.
3. Kopieer beide direct — het secret wordt maar één keer getoond. Bewaar veilig.
4. Lek of verlies je het secret, klik dan op Opnieuw genereren om nieuwe gegevens uit te geven. De oude werken direct niet meer.
5. Gebruik de schakelaar om API-toegang voor je account altijd te inschakelen of uit te schakelen.

Wat de API kan #

• Je boekingen, advertenties en inkomsten lezen.
• Advertenties programmatisch aanmaken, bijwerken en verwijderen.
• Beschikbaarheid en prijzen pushen.
• Abonneren op webhooks (meldingen die naar je server worden gepusht als er iets gebeurt).

De volledige technische referentie staat op de API-documentatiepagina — endpoints, parameters, voorbeeldresponses. Geef de documentatie aan je ontwikkelaar; die weet wat te doen.

Problemen oplossen

Werkt iets niet, zoek dan het symptoom hieronder en probeer de eerste suggestie. De meeste problemen zijn binnen een minuut opgelost.

Ik kan niet inloggen #

• Zorg dat je op het juiste adres bent: hospitality.tratok.net, niet tratok.net. De hoofdsite en het aanbiedersportaal zijn verschillend.
• Controleer of Caps Lock niet aanstaat. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig.
• Klik op het oog-icoon naast het wachtwoordveld om te zien wat je hebt getypt.
• Zie je „Te veel pogingen”, wacht dan vijf minuten — het systeem pauzeert de pogingen.
• Klik op Wachtwoord vergeten? en gebruik de e-mailreset.

Ik ontvang geen e-mails #

• Kijk in je spam of ongewenste mail.
• Voeg [email protected] en [email protected] toe aan je contacten of veilige afzenders.
• Bevestig dat het geregistreerde e-mailadres klopt — ga naar Mijn profiel.
• Voor advertentiespecifieke mails (reserveringen-, inkomsten-, contactmail), zorg dat dat specifieke adres geverifieerd is — kijk naar de badge Geverifieerd naast het veld in het bewerkformulier. Niet geverifieerd? Klik op Verificatie opnieuw versturen.

Mijn advertentie staat niet op de openbare site #

• Controleer dat hij niet gedeactiveerd is — open de bewerkpagina en bekijk de Activeren/Deactiveren-schakelaar rechtsboven.
• Controleer dat de advertentie een hoofdfoto heeft. Advertenties zonder foto worden soms verborgen.
• Voor accommodaties: zorg dat er minstens één kamer is met een prijs groter dan nul.
• Nieuwe advertenties kunnen tot een uur duren voordat ze in de zoekresultaten verschijnen door cache.

Een gast heeft een datumconflict / dubbele boeking #

• Open de boekingskalender en zoek overlappende boekingen op die datum.
• Gebruik je kanaalsynchronisatie, controleer de status op de Kanalen-pagina. Een gepauzeerde of mislukte sync is de gangbare oorzaak.
• Neem contact op met Tratok-support — we helpen je het conflict op te lossen en te bepalen welke boeking voorrang heeft.

Ik heb een typfout in mijn advertentie #

Alle advertentiegegevens kun je elk moment aanpassen. Open de advertentie en klik op Wijzigingen opslaan na de bewerking. Bestaande boekingen zijn niet getroffen — gasten zien de nieuwste beschrijving.

Ik wil een advertentie voor altijd verwijderen #

Open de bewerkpagina van de advertentie, scroll naar onder en klik op Verwijderen. De advertentie verdwijnt uit de zoekresultaten; je eerdere boekingen en inkomstengeschiedenis blijven bewaard.

Waar krijg ik meer hulp? #

• Meldingen → tabblad Support — opent een ticket rechtstreeks naar ons team.
• E-mail: [email protected]
• De meeste pagina's hebben kleine helppictogrammen in de hoeken — hover voor inline tips.

Beveiligingschecklist #

• Deel je wachtwoord nooit.
• Plak je API-secret nooit buiten code die jij beheert.
• Vermoed je dat je account gecompromitteerd is, wijzig dan onmiddellijk het wachtwoord en mail support.
• Geef je een teamlid toegang, gebruik dan de laagste rol en de minst noodzakelijke rechten.
• Log uit op gedeelde computers als je klaar bent.

Slotopmerkingen

Dat is alles wat je nodig hebt om als Tratok-aanbieder te werken. Heeft deze handleiding zijn werk gedaan, dan ben je van „ik heb een plek om te plaatsen” gegaan naar „ik heb een plek geplaatst, met foto's, prijzen, gesynchroniseerde kanalen en een ingestelde uitbetalingsmethode”.

Tratok evolueert continu. Elke paar weken komen er nieuwe functies bij — acties, badges, vertalingen, pakketten, kanalen — elk bedoeld om je meer boekingen te bezorgen met minder werk. Houd je Meldingen-pagina in de gaten voor productupdates.

Vooral: reageer op je gasten, fotografeer je ruimtes goed en hanteer eerlijke prijzen. De rest doet het platform.